畫專欄-減壓：效率不是為了做更多的事 @ 上班族的543

photo by Ason
上班族的543/Jim Wu

「是不是總覺得時間不夠用，覺得生活充滿壓力，焦慮事情做不完？」

我們都知道過多的壓力會對身理和心理帶來負面影響，以上班族為例工作經常是生活壓力的主要來源，每天總是覺得時間不夠用，所以想盡辦法提高做事效率，減輕工作的負荷量．要在有限的時間裡完成許多事情，時間的管理就非常重要，前幾天讀到一篇文章分享美國Stephen R. Covey博士在《The Seven Habits of Highly Effective People》書中的時間管理模式，將事情依「急迫性」及「重要性」分成4種類型：

1.重要＋急迫-危機、新業務、到期的專案．
2.重要＋不急迫-企劃、籌備、設定製程、建立關係．
3.不重要＋急迫-回信、部分電話及會議．
4.不重要＋不急迫- 雜事、打發時間的活動．

為了提升效率，這個時間管理模式提醒我們要將更多的時間及心力，從第3種「不重要＋急迫」和第4種「不重要＋不急迫」的事情轉移到第2種「重要＋不急迫」的事情上，也就是說許多做事有效率的人會投入比較多的時間在「重要＋不急迫」的事情中．假如你覺得自己經常處理的事情都是第一種類型「重要＋急迫」的，就需要想辦法找出原因，像是投入更多的時間在企劃、籌備的工作上來減少危機發生的機會．

看了這個模式介紹後有一個啓發，就是當我們感覺到壓力，往往是發現事情做不完的時候，增加效率也只是為了將眼前未完成的工作完成，這反映了一個重要的問題，談到「效率」第一時間最容易讓人想到的是在短時間處理更多的事，但是我們都知道在物理上壓力和密度成正比，相同的道理當做事的效率提升，但工作的數量也跟著增加，代表壓力並不會減輕變小，沒有改變的問題在於我們還是沒有時間處理「重要＋不急迫」的事，因為當事情的數量超過能力與時間的負荷，再怎麼不重要、不急迫的事情也會變得重要、急迫．

提高效率不該只是為了做更多的事，更重要的是為了「重要＋不急迫」的事，釋放更多的準備空間，也才能運用時間管理提高做事效率，在個人面對事情處理不完的壓力上，也才算是真正的減壓！現在翻開行事曆，若是滿滿的待處理事項，要提高效率前，需要先思考的問題或許是哪裡可以留白．

-------------
上班族的543-http://jimwu543.pixnet.net/blog
畫專欄上班下班-http://www.8news.com.tw/archives/category/column/jim